Le planning : un outil indispensable pour la gestion du temps

Un planning appelé aussi emploi du temps ou grille horaire consiste à lister les tâches à effectuer dans un horaire précis. L’utilisation d’un planning permet d’être mieux organisé et de gérer plus facilement votre temps. C’est un apprentissage et comme tout apprentissage, il demande du temps et de la patience. Vos premiers plannings ne seront pas parfaits, il faudra les ajuster, mais plus vous les utiliserez plus ils seront efficaces. Et surtout, ils vous serviront durant toute votre vie pour planifier vos RDV professionnels, mais aussi votre vie personnelle. Alors pourquoi ne pas vous y mettre dès maintenant ?

1- Pourquoi faire un planning ?

Pour organiser votre travail et gérer votre temps bien sûr ! Et pas uniquement planifier les heures de cours, mais aussi les activités extra universitaires récurrentes et les loisirs. Cependant, le planning sert surtout pour voir les plages horaires libres pour programmer son travail personnel et les révisions pour chaque période d’examens. D’ailleurs, petite parenthèse, ne révisez pas la veille des examens !

La vie étudiante offre beaucoup de liberté, mais celle-ci est à double tranchant, car le travail à fournir est souvent exigeant… Ainsi, il est facile d’accumuler beaucoup de retard dans son travail et de se trouver la tête sous l’eau ! L’utilisation d’un planning vous aidera à mieux organiser vos études, à être moins débordé surtout à l’approche des examens et à gérer efficacement votre quotidien.

Une heure de cours demande, en général, une demi-heure à deux heures de travail personnel. Il est donc essentiel de planifier, dans votre emploi du temps, toutes les heures de travail personnel. En effet, le planning permet un travail régulier qui vous évitera un stress inutile lors des révisions.

Un autre avantage du planning est qu’il permet de se rendre compte du temps que prend chaque tâche. En effet, il va falloir quantifier votre travail personnel (1 heure pour cet exercice de maths, 2 heures pour cette fiche de révisions, etc.). Et vous verrez qu’au début ce n’est pas du tout évident ! Soit on met beaucoup plus de temps que prévu soit beaucoup moins ! Mais avec la pratique on s’améliore et on arrive à prévoir pour chaque tâche le temps qu’il convient pour l’effectuer. Pour vous aider, vous pouvez pratiquer la Technique Pomodoro : ou comment ne plus être esclave du temps ! 

Le planning permet, en outre, de se libérer la tête, car toutes vos tâches sont inscrites dessus : il n’y a plus d’oubli ! De plus, il est plus facile d’effectuer une tâche inscrite dans une grille horaire qu’une tâche que l’on essaie de se rappeler.

2- Comment faire un planning ?

Un agenda ouvert pour préparer son planning du mois

Vous pouvez constituer quatre plannings différents, en allant de la période la plus longue (année) à la plus courte (semaine). Ces 4 plannings vous permettront de voir vos objectifs à long, moyen et court terme.

Afin de mieux visualiser les différentes tâches à effectuer, utilisez une couleur par tâche (vos cours en orange, vos activités en vert, vos RDV en rouge, vos plages de travail personnel en jaune par exemple).

Vous pouvez, soit créer vos propres plannings sur une feuille vierge à accrocher sur votre frigo ou votre mur devant votre bureau, soit prendre ceux de votre agenda papier ou électronique, soit utiliser une application sur votre smartphone. Testez les différentes méthodes et adoptez celle qui vous convient le mieux !

2.1- Planning annuel

Grâce à ce planning, vous aurez une vision globale de votre année. Il est très pratique pour programmer des stages, par exemple, qui ne doivent être ni dans des périodes de révisions ni pendant des examens !

Dans ce planning, mettez-y :

  • Les périodes de vacances : périodes pendant lesquelles vous n’avez pas cours. Elles seront propices au repos, mais aussi aux révisions.

  • Les périodes des examens : généralement il y a trois sessions d’examens, une en janvier/février, une en mai/juin et une dernière en août/septembre (session de rattrapage).

  • Les périodes de révisions : dans certaines universités, il y a un congé avant les examens dédié aux révisions.

  • Les voyages prévus à titre personnel ou en lien avec l’université.

  • Les périodes de stages

2.2- Planning semestriel

Vous en ferez deux dans l’année : un pour le premier trimestre de septembre à janvier et l’autre de février à juin. Il sera plus précis que le planning annuel. Reportez-y les informations du planning annuel (les périodes de vacances, d’examens et de révisions ainsi que celles de stage) et ajoutez-y :

  • Les dates dédiées à l’administration : dates d’inscription à l’université, dates d’inscription aux sessions d’examens, etc.

  • Les jours fériés et les jours spéciaux sans cours (fête de l’université par exemple)

2.3- Planning mensuel

Il permet d’avoir une vision sur 4 semaines et donc de programmer des échéances à moyen terme comme le rendu d’un travail écrit ou d’un exposé oral. Il permet aussi de faire le décompte des jours de révisions les mois d’examens. Il est nécessaire là-aussi de reporter les dates importantes vues au-dessus et d’ajouter :

  • Les dates butoirs de rendu d’un travail écrit ou oral

  • Les RDV importants

  • Les dates auxquelles vous devez rendre des livres à la bibliothèque

  • Les dates des conférences données à l’université ou ailleurs auxquelles vous voulez assister

  • Les dates des fêtes ou anniversaires de votre famille ou amis

2.4- Planning hebdomadaire

un planning mensuel pour mieux gérer son temps

C’est le planning le plus important, car il programme votre semaine, du lundi au dimanche compris, du réveil au coucher. Il faut le faire chaque dimanche soir ou éventuellement chaque lundi matin. Il doit être le plus précis possible, à la demi-heure près.

En premier lieu, il faut le remplir avec les tâches obligatoires incompressibles :

  • Les horaires de vos cours

  • Les horaires de votre boulot ou stage

  • Les tâches ménagères : ménage, course, lessive ainsi que vos tâches administratives (poste, banque, rdv médicaux). Essayez de les programmer toujours à heure fixe. Par exemple, le ménage tous les dimanches à 11 h.

  • Les loisirs : sport, musique, théâtre, etc.

  • Les repas : petit-déjeuner, déjeuner et dîner. Prévoyez une heure pour chaque car il faut prendre le temps de manger et éviter de le faire à la va-vite. Vous pouvez aussi inclure du temps pour cuisiner 😉 (par exemple une demi-heure tous les matins ou une heure trois matins ou soirs dans la semaine).

  • Les horaires de lever et de coucher : ils doivent être fixes d’un jour sur l’autre et d’une semaine sur l’autre et même le week-end et les vacances ! Bien entendu, vous pouvez vous permettre quelques écarts ! Mais sachez que plus vos heures de sommeil sont stables moins vous serez fatigué ! Vous pouvez inclure dans votre planning quelques minutes pour votre rituel matinal : reportez-vous à l’article Les bienfaits d’un réveil matinal pour mettre en place votre propre routine matinale !

  • Les transports, surtout s’ils sont longs et que vous êtes inactif, comme dans les transports en commun. C’est un temps qu’il vous faudra exploiter par des lectures, des relectures de vos notes de cours (les cours du jour par exemple), des écoutes de podcasts sur des sujets portant sur vos cours (un très bon moyen de mémorisation), etc.

Il faut ensuite ajouter les horaires variables d’une semaine sur l’autre :

  • Les RDV occasionnels (médecin, administration, etc.)

  • Les sorties (cinéma, fêtes, les RDV entre amis, etc.)

Une fois, ces horaires fixes remplis, il reste les plages horaires disponibles. Ce « temps libre » va être divisé entre votre travail personnel et des plages de repos :

  • Lors des périodes courtes de 30 min à 1 heure, prévoyez d’effectuer des tâches faciles comme relire des notes de cours et les compléter ou commencer des lectures préparatoires pour les cours.

  • Lors des périodes plus longues de plus d’une heure vous pouvez vous lancer dans l’élaboration de fiches de révision, la lecture de bibliographie spécifique, la rédaction d’une dissertation, l’exécution d’un TD/TP ou d’un exercice ainsi que dans la mémorisation. Pour ces périodes longues, il faut absolument prévoir de courtes périodes de pause pendant lesquelles vous allez vous aérer l’esprit. Sortez dehors prendre l’air et respirer ; buvez une boisson chaude ou froide et/ou mangez des fruits secs, du chocolat noir ; discutez avec des autres étudiants. C’est le moment aussi pour regarder vos mails et les réseaux sociaux que vous couperez ensuite lors de vos sessions de travail. Attention à ne pas vous disperser : donnez-vous un timing pour reprendre le travail !

  • Planifiez toujours les travaux qui vous demandent beaucoup de concentration et d’énergie en premier ou dans les plages horaires qui sont les plus propices pour vous.

  • Il est également intéressant de planifier, chaque semaine, une période « travail personnel à définir ». Elle peut être de 3 heures consécutives ou divisée en 3 périodes de 1 heure. Cette dernière doit être utilisée pour rattraper le travail personnel en cas de retard. Par exemple, vous avez eu un imprévu de dernière minute ou votre exposé a pris plus de temps que prévu et a donc empiété sur les heures prévues pour vos révisions. Vous reportez donc les heures de révisions dans les plages horaires de travail personnel laissées à cet effet. Si vous n’avez pas de travail en retard, utilisez plutôt cette plage horaire en repos qu’en vous avançant dans votre travail personnel.

  • Laissez aussi des périodes de total repos, idéalement une par jour.

Quel que soit l’outil que vous utilisez (feuille vierge, agenda, application) entraînez-vous chaque semaine à faire et refaire vos plannings pour les ajuster. Une fois maîtrisé, le planning devient une arme redoutable pour la gestion du temps et l’organisation du travail !

Et vous, faites-vous des plannings ? Utilisez-vous les 4 plannings ? N’hésitez pas à poser vos questions ou à faire part de vos progrès en matière d’organisation et de gestion du temps en laissant un commentaire ci-dessous !

Amandine

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