Boostez votre productivité grâce à la méthode ZTD revisitée

Avoir une meilleure productivité permet de travailler plus efficacement en moins de temps ! Une des solutions pour y arriver est de mettre en place la méthode Zen To Done (ZTD) de Léo Babauta.

Cette méthode est basée sur des outils très simples (un carnet et un crayon) et un système très facile (des To-do-list). Le cœur de cette méthode est le passage à l’action c’est-à-dire de planifier ses tâches puis de les faire ! À dire c’est hyper facile… à faire rien n’est moins sûr 😉 C’est pour cette raison que j’ai décidé de vous présenter cette méthode ZTD puis de vous donner les 5 habitudes puissantes pour vous permettre de gagner en productivité ! Alors ACTION !

1- Qu’est-ce que la méthode Zen To Done (ZTD) ?

La méthode ZTD regroupe 10 habitudes à mettre en place pour mieux s’organiser, se simplifier la vie et passer à l’action :

• Collecter : c’est-à-dire noter tout ce qui nous passe par la tête (idées, tâches, projets, etc.) sur un petit carnet que l’on transporte toujours avec soi puis trier ces notes dans des To-do-list.

• Traiter : consiste à trier ses papiers, mails, etc. pour effectuer immédiatement la tâche demandée ou l’archiver et la faire plus tard (en l’inscrivant dans une To-do-list).

• Planifier : c’est-à-dire se fixer des priorités hebdomadaires et quotidiennes notamment avec des tâches prioritaires à faire absolument.

• Faire : c’est le passage à l’action ! Faire les tâches inscrites dans les To-do-list selon leur planification.

• S’amuser avec un système simple et fiable : tout repose sur les To-do-list.

• Organiser : trier ses papiers et ses mails, ranger chaque chose à sa place et jeter l’inutile.

• Faire le point : cela permet de garder en tête ses objectifs et de voir leur avancement de semaine en semaine.

• Simplifier : une méthode simple qui consiste en un carnet, des to-do-lits et un agenda.

• Instaurer des rituels : pour faire ses tâches, prévoyez un rituel matinal et un du soir.

• Trouver votre passion : notamment dans son travail.

Cette méthode d’apparence très simple reste difficile à mettre en place, notamment parce qu’il faut expérimenter une habitude à la fois sur 30 jours, ce qui fait au total 10 mois pour l’intégrer totalement ! Cela demande donc beaucoup trop de temps, surtout pour des étudiants ! Je m’en suis donc inspirée et je l’ai adaptée pour le quotidien des étudiants. En travaillant dessus, je me suis aperçue qu’on pouvait réduire la méthode ZTD à 5 habitudes extrêmement efficaces. En effet, en les appliquant sérieusement et quotidiennement, cette méthode revisitée peut augmenter considérablement votre productivité !

2- 5 habitudes puissantes pour augmenter votre productivité

2.1-Noter

Pourquoi ?

Ne vous est-il jamais arrivé d’avoir une idée et de l’oublier précisément quand vous voulez vous en souvenir ? Pour ne plus que cela arrive, une seule solution : noter ! En notant tout, vous n’oublierez plus rien : ni vos courses, ni les mails que vous devez rédiger, ni vos idées pour vos rédactions ou dissertations, etc. De plus, en notant tout vous allégez votre charge mentale, car vous allez arrêter de penser à toutes ces choses que vous devez faire et que vous vous remémorez sans cesse de peur de les oublier ! Vous allez pouvoir vous concentrer sur vos tâches et donc augmenter votre productivité ! Cette technique permet de faire le vide dans sa tête avant d’entreprendre son travail personnel ou d’aller en cours : vous serez ainsi plus concentré.

Comment ?

Il faut noter tout, tout de suite, dès que cela vous vient à l’esprit. Arrêtez de vous dire « je le noterais plus tard, je m’en souviendrai » car ce n’est pas vrai : rappelez-vous notre mémoire est sélective ! Si vous ne l’avez pas déjà fait lisez donc l’article Comment fonctionne la mémoire ?

Le plus pratique est de tout noter dans un petit carnet (ou éventuellement une application smartphone) que l’on a toujours sur soi. Ce carnet doit être avec une couverture solide car vous le transporterez partout avec vous et des feuilles détachables facilement pour les arracher quand elles sont pleines. Léo Babauta préconise un carnet Moleskine®. Dans tous les cas, arrêtez de noter sur des feuilles volantes ou des post-its ! Regroupez toutes vos notes dans un seul et même endroit pour le retrouver plus facilement.

Sortez le carnet pendant les cours ! Et notez-y les recommandations du professeur comme les lectures complémentaires par exemple ou bien les liens que vous ferez entre deux cours ou les idées qui vous viendront pour votre mémoire ou votre exposé oral. Parfois, en écoutant un cours, vous faites un lien avec votre sujet d’exposé et cela vous donne une idée pour faire votre plan ou écrire un paragraphe. Votre carnet vous servira à cela : notez cette idée pour ne pas la perdre, ce serait dommage !

Petite astuce pour encore gagner en productivité

Organisez votre carnet pour noter tout de suite vos tâches ou vos idées dans la bonne To-do-List. Cela enlève une étape à la méthode ZTD 😉 2 listes seulement peuvent suffirent : @gestion du quotidien (courses, administration, RDV à prendre) et @études (lectures, travaux à rendre, révisions, etc). La première liste doit se trouver au début du carnet et la seconde à la fin ! Si vous préférez en mettre plus de deux, gardez le principe d’un côté la gestion du quotidien avec des listes en rapport avec les courses, les mails, les RDV et de l’autre vos études pour bien les distinguer. Écrivez les listes sur une page différente les unes à la suite des autres : ne sautez pas de page, car vous ne vous y retrouverez pas. Quand la page d’une liste est pleine, recommencez une autre et arrachez-la dès que toutes les tâches de celle-ci ont été effectuées.

2.2- Planifier

Une fois vos tâches et idées inscrites dans vos To-do-list dans votre carnet, il faut les planifier pour ensuite les faire ! 3 étapes sont nécessaires :

• Étape 1 : chaque début de semaine, pour chacune de vos listes, déterminez quelles sont les tâches urgentes et importantes. Ce seront vos tâches prioritaires à faire durant la semaine.

• Étape 2 : planifiez en priorité dans votre agenda ces tâches-là !

• Étape 3 : vos To-do-list doivent être revues chaque semaine : rayez les tâches accomplies et planifiez les nouvelles venues.

2.3- Passer à l’action

C’est l’habitude la plus importante de la méthode ZTD : faire les tâches planifiées ! Voici quelques conseils pour augmenter considérablement votre productivité :

• Focus sur une tâche uniquement : ne faites qu’une tâche à la fois ! Passez à la suivante quand vous avez terminé celle-ci.

• Élimiez toutes distractions c’est-à-dire la TV, le smartphone, Internet, les réseaux sociaux. Coupez tout !

• Concentrez-vous !

• Vous pouvez vous donner un timing pour réaliser la tâche. Si celle-ci est trop longue, il faut la découper en tâches plus petites et faire des pauses entre chacune d’elles.

2.4- Ranger

Si vous prenez l’habitude de trier vos cours chaque jour, de les ranger dans des classeurs, vous gagnerez un temps précieux ! Pensez aussi à jeter les papiers inutiles. Il est également important de garder votre bureau propre. Pour vous aider, lisez cet article Bureau : bien l’aménager pour améliorer sa concentration.

2.5- Gardez en tête vos objectifs

Pendant vos études, votre objectif principal reste de réussir vos examens de fin d’année et d’avoir votre diplôme ! C’est un objectif à long terme : il ne faut pas s’essouffler ! C’est pour cette raison qu’il est essentiel de planifier vos révisions et de travailler chaque jour un peu pour atteindre cet objectif. Le planning : un outil indispensable pour la gestion du temps est un article qui vous permettra aussi d’augmenter votre productivité. Car si on vous propose une sortie et que vous n’avez pas fini votre tâche prioritaire du jour : regardez votre planning pour voir si vous pouvez la recaser un autre jour… Si oui, vous pouvez vous autoriser cette sortie, si par contre vous avez pris beaucoup de retard… réfléchissez bien avant de prendre votre décision, il faut parfois faire de petit sacrifice pour y arriver.

Et vous quelles habitudes avez-vous prises pour augmenter votre productivité ? Laissez-moi un commentaire ci-dessous !

Amandine